Дмитрий Лившин – эксперт по цифровизации в девелопменте, известен нашим читателям по работе с застройщиком GloraX. В свежем выпуске Дмитрий рассказал о текущей ситуации с цифровизацией в коммерческой недвижимости, о том, как они с партнерами пришли к созданию своего продукта, и какие шаги нужно сделать на этом пути.
По итогам трех кварталов 2022 года в Москве было арендовано на 26% меньше площадей чем по итогу аналогичного периода 2021 года. Доля пустующих площадей в столичных бизнес-центрах А и Б класса в третьем квартале выросла на 0,2 п.п. и составила 12,2%.
Рынок коммерческой недвижимости в России столкнулся с глобальным уходом западных компаний, релокацией части специалистов и увеличением простаивающих площадей, поэтому управляющим компаниям приходится задумываться про сокращение затрат и оптимизацию своих процессов.
Рынок коммерческой недвижимости в России столкнулся с глобальным уходом западных компаний, релокацией части специалистов и увеличением простаивающих площадей, поэтому управляющим компаниям приходится задумываться про сокращение затрат и оптимизацию своих процессов.
В начале 2022 года мы взялись за цифровизацию своего арендного бизнеса и пришли к тому, что нужно создать свой продукт, который бы бесшовно покрывал все задачи одновременно. Я начал с описания бизнес процессов, в итоге получилось 7 шагов:
1. Учет объектов
2. Отношения с контрагентами
3. Маркетинг объектов
4. Формирование договоров
5. Работа с начислениями
6. Работа с дебиторской задолженностью
7. BI и управленческая отчетность
1. Учет объектов
2. Отношения с контрагентами
3. Маркетинг объектов
4. Формирование договоров
5. Работа с начислениями
6. Работа с дебиторской задолженностью
7. BI и управленческая отчетность
Учет объектов
Начнем с основы: необходимо составить электронный реестр, содержащий всю информацию по вашим объектам, детализированный до комнаты в соответствии с кадастровым учетом. Наличие реестра упрощает ведение учёта и картотеки, систематизирует информацию об общей площади объекта, арендопригодной площади, объеме вакантных и инвестиционных площадей.
На базе информации из реестра собственник может вести управленческий учет и легко переворачивать заведенные по кадастру объекты в маркетинговые лоты, представляющие собой как части изначальных помещений, так и их объединения.
Отношения с контрагентами
Для эффективной работы с контрагентами необходимо быстро заполнять данные об арендаторах и собственниках недвижимости, подтягивая их из открытых источников по ИНН, а также на лету проводить анализ надежности будущих партнеров. Это упростит ведение картотеки и позволит систематизировать контакты ответственных лиц, автоматизировать проверку контрагента службой безопасности. Все данные по контрагентам должны синхронизироваться с 1С, чтобы избежать двойного заполнения.
Маркетинг объектов
Работа с маркетплейсами состоит из нескольких этапов:
Для частичного решения подобных задач можно использовать решение от xoms.ru cvlink или же различные модули из маркетплейса 1С-битрикс. Однако ни один из них с текущим функционалом не поможет вам в автоматизации всех трех задач.
Формирование и согласование договоров
Быстро и без помощи юристов адаптировать условия договора для конкретной сделки можно с помощью решений на базе печатных форм 1С и онлайн-сервисов, позволяющих работать с простенькими болванками документов, а также со следующей информацией:
● Данными о сдаваемых площадях
● Условиями по обеспечительному платежу
● Условиями по арендным каникулам
● Условиями доначисление с учетом выручки от товарооборота
● Формированием графика платежей
Дальше формируем график платежей на весь срок действия договора, график оплаты обеспечительного платежа и акт приема-передачи.
Согласуем документы с ответственными лицами и арендатором с сохранением комментариев всех сторон, чтобы исключить долгую переписку по электронной почте, в которой легко может затеряться письмо с важным комментарием, если забыть добавить очередное согласующее лицо.
Работа с начислениями
Автоматизация учета поступлений и платежного календаря с выставлением счетов.
Подключив модуль директ банк для 1С, вы сможете и автоматически получать информацию о новых поступлениях на счет, и разнести ее по ранее созданным договорам.
Календарь поступлений позволяет вам планировать график платежей с разбивкой на типы (аренда, коммунальные услуги, начисления с товарооборота и т.п.) в зависимости от условий договора по конкретному лоту и автоматически рассылать счета.
Работа с дебиторской задолженностью
● Инструмент начисления пени на каждый день просрочки по каждому конкретному договору;
● Инструмент для автоматического формирования и рассылки текстовой части уведомлений и претензий должникам;
● Учетная система для работы Службы безопасности и ДРП по безнадежным должникам.
BI и управленческая отчетность
Обработка данных и создание отчетов в виде графиков и таблиц, показывающих процент простаивающих лотов, какие лоты создают наибольший процент чистой прибыли, где вы упали относительно прошлого периода, где выросли и какой прогноз на год будет при сохранении текущих трендов.
Для этого вы можете использовать либо внешние BI системы, такие как отечественный Visiology или же опенсорсный Apache Superset, либо Ваше средство автоматизации должно содержать свою собственную BI витрину.
Начнем с основы: необходимо составить электронный реестр, содержащий всю информацию по вашим объектам, детализированный до комнаты в соответствии с кадастровым учетом. Наличие реестра упрощает ведение учёта и картотеки, систематизирует информацию об общей площади объекта, арендопригодной площади, объеме вакантных и инвестиционных площадей.
На базе информации из реестра собственник может вести управленческий учет и легко переворачивать заведенные по кадастру объекты в маркетинговые лоты, представляющие собой как части изначальных помещений, так и их объединения.
Отношения с контрагентами
Для эффективной работы с контрагентами необходимо быстро заполнять данные об арендаторах и собственниках недвижимости, подтягивая их из открытых источников по ИНН, а также на лету проводить анализ надежности будущих партнеров. Это упростит ведение картотеки и позволит систематизировать контакты ответственных лиц, автоматизировать проверку контрагента службой безопасности. Все данные по контрагентам должны синхронизироваться с 1С, чтобы избежать двойного заполнения.
Маркетинг объектов
Работа с маркетплейсами состоит из нескольких этапов:
- Формирование объявлений. Объявление создается автоматически из нескольких частей – информации о помещении, информации о бизнес- или торговом центре и массива ссылок на медиафайлы.
- Размещение и контроль объявлений. Все вакантные лоты автоматически выгружаются на нужные агрегаторы с возможностью корректировки цены и описания через единый интерфейс, а затем автоматически снимаются с публикации при подписании договора с новым арендатором.
- Мониторинг и динамическое формирование стоимости. Система мониторит предложения со схожими характеристиками, загруженность вашего объекта, ситуацию на рынке и дает рекомендации по ставке для каждого из объектов.
Для частичного решения подобных задач можно использовать решение от xoms.ru cvlink или же различные модули из маркетплейса 1С-битрикс. Однако ни один из них с текущим функционалом не поможет вам в автоматизации всех трех задач.
Формирование и согласование договоров
Быстро и без помощи юристов адаптировать условия договора для конкретной сделки можно с помощью решений на базе печатных форм 1С и онлайн-сервисов, позволяющих работать с простенькими болванками документов, а также со следующей информацией:
● Данными о сдаваемых площадях
● Условиями по обеспечительному платежу
● Условиями по арендным каникулам
● Условиями доначисление с учетом выручки от товарооборота
● Формированием графика платежей
Дальше формируем график платежей на весь срок действия договора, график оплаты обеспечительного платежа и акт приема-передачи.
Согласуем документы с ответственными лицами и арендатором с сохранением комментариев всех сторон, чтобы исключить долгую переписку по электронной почте, в которой легко может затеряться письмо с важным комментарием, если забыть добавить очередное согласующее лицо.
Работа с начислениями
Автоматизация учета поступлений и платежного календаря с выставлением счетов.
Подключив модуль директ банк для 1С, вы сможете и автоматически получать информацию о новых поступлениях на счет, и разнести ее по ранее созданным договорам.
Календарь поступлений позволяет вам планировать график платежей с разбивкой на типы (аренда, коммунальные услуги, начисления с товарооборота и т.п.) в зависимости от условий договора по конкретному лоту и автоматически рассылать счета.
Работа с дебиторской задолженностью
● Инструмент начисления пени на каждый день просрочки по каждому конкретному договору;
● Инструмент для автоматического формирования и рассылки текстовой части уведомлений и претензий должникам;
● Учетная система для работы Службы безопасности и ДРП по безнадежным должникам.
BI и управленческая отчетность
Обработка данных и создание отчетов в виде графиков и таблиц, показывающих процент простаивающих лотов, какие лоты создают наибольший процент чистой прибыли, где вы упали относительно прошлого периода, где выросли и какой прогноз на год будет при сохранении текущих трендов.
Для этого вы можете использовать либо внешние BI системы, такие как отечественный Visiology или же опенсорсный Apache Superset, либо Ваше средство автоматизации должно содержать свою собственную BI витрину.
Наш продукт ALMAS – Automatic Lease Management System позволяет оптимизировать все выше описанные бизнес-процессы управления арендными отношениями с повышением эффективности на 20 – 35% по итогам пилотов.
SaaS платформа включает инструменты работы с реестрами объектов и контрагентов, модуль автоматизированного создания договоров и прочих документов, отслеживание поступления платежей и синхронизацией с 1С, средства выгрузки объявлений на агрегаторы, а также ряд описанных бизнес-процессов, следуя которым вы можете значительно повысить эффективность управления бизнесом.
SaaS платформа включает инструменты работы с реестрами объектов и контрагентов, модуль автоматизированного создания договоров и прочих документов, отслеживание поступления платежей и синхронизацией с 1С, средства выгрузки объявлений на агрегаторы, а также ряд описанных бизнес-процессов, следуя которым вы можете значительно повысить эффективность управления бизнесом.
