Сегодня все говорят о цифровизации в недвижимости, имея в виду в основном жильё. Однако цифровая трансформация не обошла стороной и рынок коммерции. Более узкую, но при этом более нуждающуюся в автоматизации процессов сферу. О том, что сегодня происходит на этом рынке поговорили с экспертами.
Доходность или техобслуживание
Когда мы говорим про управление коммерческой недвижимостью, то думаем про оптимизацию доходности, скорее всего. Но, на самом деле, это понятие намного шире. Это комплекс мер, направленных на рост доходности и снижение рисков вложения. В состав услуг управления входят: управление арендными отношениями, маркетинговое продвижение, администрирование, юридическое и финансовое обслуживание, техническая эксплуатация, обеспечение безопасности, уборка, благоустройство и обращение с отходами.
ЮРИЙ САРУХАНЯН, Директор по автоматизации и маркетингу компании Professional FM
ー В офисной недвижимости управление зачастую разбито на три компонента: Facility management, FM (эксплуатация недвижимости); Property management, PM (коммерческое управление); Asset Management, AM (управление недвижимостью как финансовым активом). В каждой из услуг доля участия профессиональных УК составляет: FM ー 70%, PM ー 15%, AM ー не более 2%, ー пояснил директор по автоматизации и маркетингу компании Professional FM Юрий Саруханян.
На рынке существуют примеры, когда использование профессиональных УК увеличивает доходность объекта и его стоимость. Например, в бизнес-центре «Романов Двор», которым управляет Professional FM, с офисами класса «А+» в центре Москвы эффективное управление снизило вакантность на 15% за год.
Не жильё: разница в управлении
В целом эксперты не выделяют кардинальных отличий в управлении, за исключением целевых групп на которых оно направлено. В офисной недвижимости заказчик ー собственник здания в единственном лице, который нанимает УК для управления зданием. Она может курировать управление целиком или его более техническую часть. В рамках управления жилой недвижимостью заказчики ー все собственники квартир. При этом здесь существует достаточно жёсткое законодательное регулирование и утвержденный алгоритм по выбору УК.
ВИКТОР КОЗИН, Вице-президент Becar Asset Management
ー Управление жилой недвижимостью отличается от управления офисами, в первую очередь, тем, что на сегодняшний день это не лицензированный вид деятельности – любая компания с рынка не может управлять объектами жилой застройки. Второе отличие – в ценностях, на которые должна ориентироваться управляющая компания, ー считает Виктор Козин, вице-президент Becar Asset Management. По его мнению, в жилой недвижимости все процессы устроены проще. ー УК в жилом доме не обеспечивает комфорт в самих квартирах – только в местах общественного пользования. Офисные сотрудники, в свою очередь, обращают внимание на состояние воздуха, температуру в помещениях, работу принтеров и количество, качество дополнительных сервисов. Им нужен комфорт самих рабочих зон, для них важна среда, атмосфера. Кроме того, в жилой недвижимости есть особая потребность в простых интерфейсах по оплате услуг. Жильцы привыкли, что УК даёт понятный инструмент учёта коммунальных ресурсов, оплаты через «единое окно» и техобслуживания. В офисе у конечных потребителей такой потребности нет. Эта опциональная ценность, которая на офисном рынке является сегодня неким бонусом от УК, нежели требованием от потребителей, – резюмировал ТОП-менеджер.
МАРИЯ ОНУЧИНА, Генеральный директор управляющей компании 25/7 GloraX
ー На мой взгляд, главное отличие заключается в государственном регулировании, ー прокомментировала Мария Онучина, генеральный директор управляющей компании 25/7 GloraX. ー Офисные объекты никогда не регулировались государством. В сфере работают множество игроков, действуют рыночные цены, существуют различные способы коммуникации. В равноценных партнёрских отношениях заказчик заключает договор с подрядчиком, работает в рамках утверждённых бюджетов, регулирует качество, тем самым, управляет стоимостью. Жильё, напротив, всегда было под контролем государства. В качестве клиента здесь выступают всевозможные администрации и комитеты, а не житель, для которого управляющая компания по факту работает. Государство решает все: даёт лицензию УК, контролирует, наказывает, регулирует тарифы, ー заключила Онучина.
Михаил Сафонов, директор по развитию Property Management и Retail Knight Frank PM, отмечает, что в офисной недвижимости деятельность управляющей компании направлена на рост арендных ставок, повышение конкурентоспособности объекта, формирование привлекательного и платежеспособного состава арендаторов, создание качественных сервисов и благоприятной атмосферы в бизнес-центре. При этом в БЦ класса А есть критерий – наличие не более одного собственника – это влияет на управляемость объекта и возможность обеспечения высокого качества услуг и доходности.
Сроки и интересанты эксплуатации
Управление ー последняя стадия жизненного цикла девелоперского объекта, в том числе офисного здания. Она может проходить как внутри девелопера и быть организована собственной УК или службой эксплуатации, так и уходить на подряд внешним компаниям по договору. Последняя ситуации более распространена на рынке. При этом практики включения даже собственного подразделения управления в разработку объекта, как правило, нет. Тот, кто будет управлять, погружается в процесс в конце и имеет дело с уже построенным объектом с определённым набором характеристик. Это усложняет эксплуатацию: подрядчик вынужден тратить время на то, чтобы разораться в процессах и выполнить настройку здания под задачи.
ー Тех, кто будет управлять зданием, крайне редко зовут на этапе формирования продукта. Это большая точка роста для отрасли. Девелопер строит, а дальше почти не занимается системами. Эксплуатируют и управляют объектами другие игроки. Правильно будет приглашать управляющие компании на стадии создания продукта. Идеальный процесс – это когда цифровизация управления недвижимостью происходит в совместном обсуждении с эксплуатирующей, управляющей компанией. Иначе возникает много вопросов и проблем. Конечно, цифровизация снимает часть из них. Но для дальнейшего развития и внедрения цифровых технологий в это сфере нужны долгосрочные договорные отношения, ー пояснила Мария Онучина.
ー Если мы говорим про эксплуатацию государственных и около государственных учреждений, которые выбирают себе подрядчика на основе 44-ФЗ или 223-ФЗ, то там, на самом деле, всё ещё более грустно, чем в офисной недвижимости. Выбор подрядчика происходит только через аукционную процедуру и на основе практически единственного критерия – цена. В западном мире нет ни одного примера, где цена являлась бы единственным критерием. Это одна из причин, по которой государственное и муниципальное имущество в России зачастую находятся в таком удручающем состоянии, ー прокомментировал Виктор Козин.
Второй момент, осложняющий управление коммерческой недвижимостью – короткий горизонт планирования. Контракты по управлению заключаются на 1-2 года, что ограничивает УК в вопросах стратегического развития объекта и его плановой цифровой трансформации. Более того, частая смена подрядчика может сделать коммерческое здание убыточным и технически неисправным.
По мнению Виктора Козина, 99% контрактов в управлении коммерческой недвижимостью заключаются сроком на год. ー Ни одна уважающая себя компания не будет инвестировать ни в технологии, ни в инновации, ни в платформы, если у нее контракт на год. Потому что период окупаемости таких инвестиций намного больше. Нужно иметь хорошие финансовые резервы, чтобы обеспечить инвестиции на технологии, на цифровые платформы из прибыли, а не закладывать их в стоимость контракта, ー рассказал Козин.
Мария Онучина считает, что за год, УК в реальности успеет только прописать стандарты и обучить персонал, а как только приступит к автоматизации бизнес-процессов, контракт закончится. ー Другое дело, когда девелопер заключил контракт на 5-7-10 лет и договорился о том, что будет проведена цифровизация, снижены затраты, сделана аналитика, лучше налажена работа с инженерными системами и людьми. Тогда УК захочет инвестировать в цифровые технологии здания. Но на модернизацию чужой собственности без долгого контракта (хотя бы 7-летнего) ни одна управляющая компания не пойдёт. В мировой практике подобные контракты заключаются не менее, чем на 8 лет, ー заключила эксперт GloraX.
BIM расскажет всё про офисное здание
Основным источником информации для управления офисным зданием служит BIM-модель, которая закладывается на этапе проектирования. Чем больше она проработана, тем больше данных мы имеем на старте. При этом, чем объект крупнее, тем важнее наличие модели. Разумеется, модель должна полностью копировать здание, быть его цифровым двойником.
ー BIM-модели обычно содержат электронный паспорт объекта, отслеживают параметры здания и все процессы. То есть всё, что нам нужно знать об объекте, чтобы качественно управлять им. Хорошая информационная модель значительно сокращает время на принятие управленческих решений, связанных с эксплуатацией здания, и снижает риски ошибок и человеческого фактора. Вместе с системами диспетчеризации BIM-модели также служат источником информации для определения аварийных ситуаций и позволяют сократить издержки на их локализацию и устранение, ー считает Юрий Саруханян из Professional FM.
РОМАН БЛОНОВ, Директор по развитию PropTech «Миран»
По мнению Романа Блонова, директора по развитию PropTech «Миран», использование BIM является стартовой точкой идеального обслуживания коммерческого объекта. ー Конечно, можно начать эксплуатацию и без BIM-модели, но её наличие значительно сокращает сроки внедрения. Паспортизация из BIM начнётся автоматически и сразу войдет в систему управления эксплуатации. Это быстро и бесшовно, позволяет сразу взглянуть на картину и приступить к цифровой эксплуатации, не раздувая штат и не дублируя информацию, потому что всё уже есть в системе, ー пояснил Роман.
Цифровые продукты ー это тренд
IT-решения в управлении коммерческой недвижимостью помогают полностью оцифровать процессы, сделать их управляемыми и минимизировать человеческий фактор. В результате это помогает снизить издержки, повысить доходность и инвестиционную привлекательность объектов, сократить срок их окупаемости. Сегодня на рынке существует целое направление программных продуктов, которые используются для эксплуатации коммерческих объектов. Они отличаются масштабностью, сложностью внедрения и способами управления.
ー Мы в «Миране» развиваем собственную цифровую платформу Kaizen. Это полноценная среда для управления и эксплуатации коммерческих объектов. По данным реализованных проектов Kaizen до 30% повышает производительность сотрудников на объекте, на 90% сокращает время распределения задач, до 80% сокращает количество обращений в службы поддержки, в 2 раза увеличивает количество задач, закрытых в срок, ー рассказал Роман Блонов. Чтобы начать обслуживание на базе Kaizen, специалисты сначала проводят паспортизацию объекта: детально описывают всё оборудование, организуют планово-предупредительные работы, определяют график обходов и обучают персонал. ー По сути, мы получаем «медицинскую карту» оборудования и полностью оцифрованный объект недвижимости. Если проект позволяет установить IoT-элементы – например, датчики, то все данные с них также попадают в систему. Когда на объекте что-то происходит, она автоматически накапливает и контролирует данные, управляет ими и генерирует новые задачи, ー резюмировал Блонов.
Такая система как Kaizen заточена преимущественно на эксплуатацию. Для формирования доходности коммерческих объектов используются системы учёта арендных отношений и аналитики, в том числе со сбором информации о продажах через ОФД, если речь идёт о торговой недвижимости.
МИХАИЛ САФОНОВ, Директор по развитию Property Management и Retail Knight Frank PM
ー Такие продукты позволяют систематизировать арендные отношения, оперативно формировать наглядную управленческую отчётность, сравнивать варианты использования арендных помещений, снижать риски потери информации и пропуск сроков индексации, пролонгации и прочих существенных условий договоров, что даёт возможность управляющей компании быть максимально эффективной в существующей быстроменяющейся обстановке, ー прокомментировал Михаил Сафонов.
Несмотря на то, что на рынке достаточно готовых решений, которые позволяют комплексно автоматизировать процессы управления (IBM Maximo, Tririga, Loy and Huts AG и др.), многие УК и девелоперы выбирают путь создания собственного ПО. Поскольку имеющиеся продукты зачастую созданы без учёта специфики управления коммерческой недвижимостью в РФ или дороги в приобретении.
ー Типовые, «коробочные» зарубежные и отечественные продукты, особенно в сфере торговой недвижимости, как правило, не в полной мере учитывают все особенности арендных отношений в связи с большой вариативностью подходов к ведению деятельности: многосоставная переменная арендная плата, использование разных валют, применение согласованных условий более ранним периодом, сложности в интеграции с бухгалтерской программой и прочее, ー пояснил Михаил Сафонов. Эти задачи можно решить при помощи доработок, однако на это требуются значительные ресурсы, в том числе, временные (от года) и финансовые (бюджет примерно от 5 млн рублей). Поэтому такие решения могут себе позволить крупные объекты, девелоперы и профессиональные управляющие компании.
К примеру, компания Professional FM развивает собственную систему управления YES (Your Engineering System). В системе существуют модули не только для эксплуатации объекта, но и для управления доходностью. Модуль арендных отношений включает в себя следующие возможности: контактную базу всех арендаторов, брокеров и поставщиков услуг, поэтажные планы и объемные характеристики здания и его помещений, возможность подбора свободных помещений по заданным параметрам потенциальных арендаторов, реестр основных параметров заключенных договоров аренды, а также напоминание о наступлении ключевых событий, финансовый план доходов и расходов объекта с возможностью аналитики и модуль отчётности, позволяющий быстро аккумулировать информацию для собственника здания в утверждённом с ним формате.
Объединение технической эксплуатации здания с повышением его доходности эксперты называют главной задачей рынка коммерческой недвижимости и тех цифровых продуктов, которые развиваются на нём.
– Идеальная система – когда объектом занимается одна компания «под ключ». В недвижимости это называется asset-подход – интересант контролирует все этапы жизнедеятельности объекта и смотрит на бюджеты с точки зрения привлекательности объекта в целом, а не ради сиюминутной выгоды, – прокомментировал Роман Блонов. – Самая эффективная управляющая компания – та, в которой минимизирован объём ручного труда. Безусловно, любая цифровизация будет повышать эффективность УК, но не стоит забывать, что конечные работы на текущий момент выполняют люди, – резюмирован эксперт «Мирана».
Использования цифровых программных продуктов на рынке укоренилось настолько, что становится основой в проведении конкурсных процедур. Во многих контрактах фигурирует официальный запрос – наличие той или иной цифровой платформы, чтобы подрядчик вёл всю историю обслуживания в цифровой базе данных.
– В целом цифровые решения в коммерческой недвижимости – трендовая история в России, которая во многом базируется на зарубежных кейсах, – считает Виктор Козин. Практически все крупные компании за рубежом используют цифровые платформы. – Можно привести в пример облачное решение от американской компании Accruent. Оно помогает клиентам получать сведения о всем жизненном цикле управления недвижимостью, определять зоны сниженной эффективности и обеспечивать самый высокий ROI. Ещё один пример – HappyCo. Это приложение для проверки объектов, помогает автоматизировать работу, уменьшать объём ручных операций, экономить время на управление недвижимостью. Сквозная платформа от австралийской Equiem позволяет выстроить полноценное сообщество внутри здания за счет веб-платформы, контентной площадки, сервисных служб и полноценного маркетплейса, а американское решение VTS – управлять лизингом, маркетингом активов и взаимоотношениями с арендаторами. Но если на зарубежном рынке цифровые платформы – норма жизни в сфере обслуживания, то в России это пока только набирающий оборот тренд, – заключил Козин.
